KR01KR010011행사기획자

하는 일

행사기획자는 전시회, 박람회, 시사회, 엑스포, 컨퍼런스, 세미나, 포럼, 정기총회, 국제회의, 축제, 판촉행사, 시상식, 개막식 등 각종 행사를 기획하고 조직하며 진행한다. 전시회나 박람회를 기획하는 경우 전시기획자로, 컨퍼런스, 세미나, 포럼 등의 회의를 기획하는 경우 회의기획자로, 문화행사나 개막식 혹은 이벤트 등을 기획하는 경우 이벤트기획자로 불린다. 행사기획자는 기업체나 정부 및 공공기관, 지자체 등의 행사를 맡아 기획하고 진행하는 것이 대부분이지만 직접 행사를 주최하는 경우도 있다. 행사기획자는 하나의 행사를 진행하기 위해 일반적으로 ‘행사기획 → 사전준비 → 마케팅 → 행사 진행 및 운영 → 사후관리’와 같은 일련의 과정을 수행한다. 행사의 콘셉트 및 주제를 선정하고 참가 가능한 기관이나 사람에 대한 조사, 국내외 시장 조사, 규모 및 장소의 선정, 예산안 등을 작성하는 것을 시작으로 기획안이 마련되면 의뢰자를 상대로 프레젠테이션을 실시한다. 일반적으로 의뢰자는 공개경쟁을 시켜 여러 행사기획업체 중 하나의 업체를 선정하기 때문에 이 단계에서 좋은 평가를 받아야 행사를 진행할 수 있다. 의뢰자로부터 선정되어 일을 시작하게 되면 행사를 위한 본격적인 사전준비와 마케팅을 수행한다. 안내 자료나 홈페이지 제작 등 사전 홍보자료를 만들고 행사의 무대, 조명, 음향을 설치한 다음, 행사 콘셉트에 가장 잘 맞는 진행자나 출연자 혹은 관련 업체를 선정해 섭외하고 관련 단체나 기관에 협조를 요청한다. 이 때 행사가 짜임새 있게 진행될 수 있도록 다양한 프로그램을 만들어야 한다. 행사 며칠 전에는 동선에 따라 리허설을 진행하면서 행사 기간에 실수가 발생하지 않도록 꼼꼼히 점검한다. 행사진행요원들을 교육하며 사전연습을 통해 행사의 미비한 사항들을 체크하는 것은 물론 행사 당일에는 수많은 진행요원을 적재적소에 배치하고 안전을 확인하는 등 전반적인 행사과정을 총감독하고 지휘한다. 행사를 완료한 후에는 잘된 점과 그렇지 않은 점, 문제점을 짚어보고, 꼼꼼히 평가하여 개선방안을 마련하는 등 차기 행사를 준비하는 것으로 전 과정을 마무리한다. 오프라인 행사나 전시와 별개로, 전용사이버전시관을 두는 곳도 있는데 이 경우에도 행사기획자가 사이버상의 전시기획을 하고 웹디자이너가 이를 반영하여 구현하는 작업을 한다.

업무 환경

행사기획자의 근무시간은 행사 일정에 따라 유동적이며 불규칙한 편이다. 특히 행사준비 기간이나 행사 중에는 정해진 출퇴근 시간이 없는 편이고 주말에 근무하기도 한다. 하나의 행사를 기획해서 운영하려면 짧게는 3개월 정도 소요되고 길게는 6개월에서 1년 정도가 소요된다.
기획 단계에서는 주로 사무실에서 일하지만, 본격적인 행사준비가 시작되거나 행사기간 중에는 현장에서 보내는 시간이 더 많다. 행사 당일에는 행사장을 떠날 수가 없어 식사 시간을 놓치거나 간단히 식사하는 경우가 많다.일반적으로 행사기획자로 종사하기 위해서는 전문대학 이상의 학력을 요구하는 곳이 많은 편이며, 관련 학과로 이벤트학과, 이벤트기획학과, 이벤트연출학과 등이 있다. 그러나 행사기획 업무는 실무 경력이 중요하기 때문에 실제 현장 진행요원으로 활동하여 다양한 행사를 기획하고 운영한 경험이 업무수행에 더 도움이 되는 편이다. 행사기획자가 되기 위해서는 행사가 있을 때마다 뽑는 진행요원에 참가하여 소품담당, 섭외, 현장 진행 등의 경험을 쌓는 것이 좋다. 행사기획자는 광고대행사의 이벤트 부서에 취업하거나 이벤트 전문회사 혹은 행사기획사, 전시 및 행사 전문기획업체 및 컨설팅업체, 호텔 등의 숙박업체에 취업할 수 있다. 채용 시 학력이나 자격요건보다 창의성, 독창성, 임기응변능력, 기획력 등 행사기획자로서의 자질과 지식을 측정하는 면접이 중요하다.

■ 관련 학과: 광고이벤트학과, 컨벤션이벤트학과, 이벤트연출과, 신문방송학과, 광고학과, 연극영화 학과, 호텔경영학과 등

■ 관련 자격: 컨벤션기획사 1급/2급(한국산업인력공단)

적성 및 흥미

행사를 참관하는 사람이나 행사를 의뢰한 사람들이 좋아할 만한 행사를 구성 하고 운영하기 위해서는 소비자나 클라이언트의 마음을 읽어내는 능력이 필요하다. 의뢰자와의 의견충돌이나 일의 추진 도중에 발생할 수 있는 문제를 해결하고 원만하게 일을 진행할 수 있는 의사소통능력, 대인관계능력, 순발력, 실행력, 추진력, 지도력 등이 요구된다. 또한 성공적인 기획을 하기 위한 창의력, 독창성 등이 필요하며, 에너지 소모도 많은 직업이므로 강인한 체력을 유지하는 것이 좋다.

경력 개발

행사기획 관련 회사에 신입사원으로 입사하면 1~2년간 스태프의 구성원으로 소품 담당, 섭외, 하청업체 관리, 현장 진행 등의 일을 하게 되며, 이후 일정 기간 행사기획 보조나 조연출 등의 경험을 쌓은 후 차츰 행사기획 업무를 맡게 된다. 경력을 쌓은 후 고객과의 네트워크가 어느 정도 형성되고 영업력이 있다면 프리랜서로 활동하거나 1인 기업을 창업하기도 한다. 이때 기획은 행사기획자가 담당하고 시공은 별도의 조직이나 인력에 의뢰하여 작업한다.

종사현황

행사기획자는 남성 비율이 높으나 여성도 40%를 차지하고 있으며, 30~40대의 근로자 비율이 높다. 대졸 이상 근로자 비율이 높으나 전문대졸 및 고졸 이하 근로자도 35% 정도이다. 종사자의 임금 중앙값은 280만 원이다.

일자리 전망

향후 10년간 행사기획자의 취업자 수는 현 상태를 유지할 것으로 전망된다. 「2019-2029 중장기 인력수급전망」(한국고용정보원, 2020)에 따르면, 행사기획자는 2019년 약 13천 명에서 2029년 약 13천 명으로 향후 10년간 현 상태를 유지할 것으로 전망된다. 행사기획의 한 영역인 국제회의의 경우 우리나라의 2019년 개최건수는 1,113건으로 세계 2위1)를 차지하고 있고 국내 마이스(MICE : Meeting, Incentive Tour, Convention, Exhibition)산업은 지속적인 성장을 해오고 있다. 특히 마이스산업이 기존의 전통적 산업의 영역을 넘어 전시, 행사뿐만 아니라 관광이나 문화 관련 산업까지도 연계되어 고부가가치를 양산한다는 인식이 확산되면서 지자체에서도 지역 자원을 활용하여 각종 행사나 회의를 유치하거나 관광과 연계하는 것에 관심을 가지고 있다. 기존 대도시 중심의 행사에서 다양한 체험관광과 연계된 마이스 행사가 활성화될 가능성도 크다. 또한 소득수준의 향상, 여가생활의 확대 등으로 개인들의 이벤트 문화가 자리 잡으면서 소규모 파티를 중심으로 활동하는 파티플래너, 파티컨설턴트의 수요가 증가하는 요인이 될 것이다. 기존의 오프라인 전시, 행사 외에 향후 사이버공간상에서 가상현실 등을 반영한 행사나 전시 공간을 만드는 시장이 커지면서 관련 행사기획자의 수요도 늘어날 것으로 보인다. 사이버 전시관은 최근 언제 어디에서든 이용할 수 있다는 장점과 함께 오프라인 전시장의 이용을 유도 하는 목적으로도 활용될 수 있다. 향후에는 업체에서 경력을 쌓은 후 행사를 기획하고 컨설팅하는 1인 기업, 프리랜서로 활동하는 사람도 늘어날 것으로 보인다. 특히 비대면 및 디지털환경을 선호하는 고객들도 늘어나면서 BTL(Below The Line)개념의 소비자와 직접 대면하여 소통하는 전시, 이벤트 등은 축소될 가능성이 크며 더욱이 5G 등의 환경에서 AI, AR, VR, 홀로그램 등의 첨단기술을 활용하는 것에 대한 선호가 커지면서 기존 행사기획자의 역할은 축소되고 첨단기술 관련 인력들이 활동할 가능성도 크다. 그리고 인플루언서, 유튜브 등의 영향력이 커지면서 행사 주관업체에서도 전통적 이벤트성 대형 행사보다는 빅데이터를 활용해 타깃화한 전문행사기획을 선호하면서 예전보다 적은 수의 기획자만으로 행사를 준비할 가능성도 크다. 그 외 각종 박람회나 판매를 위한 행사 등은 경기의 영향을 받아 경기불황이 지속될 경우 고용에 부정적이다. 통계청의 「전국사업체조사」에 따르면 ‘전시, 컨벤션 및 행사 대행업’ 사업체 수와 종사자 수는 증가하다가 최근에 들어 감소하였다. 이는 전시 및 행사 분야가 국내경기에 민감하여 의뢰 기업이나 기관의 예산이 충분치 않을 경우 인력증원 없이 기존 인원으로 업무를 수행하는 경향이 있기 때문이다.

전시, 컨벤션 및 행사 대행업 사업체 및 종사자 현황

2011	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018
사업체 수	2,422	2,752	2,993	3,379	3,528	3,378	3,331	3,489
종사자 수	17,423	19,714	18,177	18,118	20,041	17,954	17,645	17,960

자료 : 통계청, 전국사업체조사

행사기획자는 점차 세분화, 전문화되어 가고 있으며 업무의 융복합이 가속화되고 있어 행사나 전시기획과 설치 및 운영 전반에 대한 이해가 필요하다. 최근에는 SNS를 통해 행사 이전부터 고객들에게 홍보하고 소통하는 경우가 많기 때문에 변화하는 트렌드를 읽는 감각도 필요하며 행사기획뿐 아니라 마케팅, 홍보로까지 역할이 확대될 가능성이 높다.
또한 행사기획자는 행사를 의뢰한 고객뿐만 아니라 영상, 그래픽, 디자인, 시공 및 철거 등 다양한 업체나 담당자와 협업해야 하므로 원활한 의사소통을 할 수 있어야 하며 온라인홍보 마케터, 첨단기술 전문가 등과의 협업증가에 따라 온라인 기반의 홍보, 행사 등에 대한 이해역량을 갖출 필요도 있다.

종합하면, 국제행사 등 마이스산업의 지속적인 성장, 지역자원과 연계한 행사에 대한 관심증가 등은 행사기획자의 고용에 긍정적 영향을 미치겠지만, 디지털환경에서 첨단기술을 활용한 비대면 행사에 대한 선호로 고용증가에는 한계가 있을 수 있어 향후 10년간 행사기획자의 취업자 수는 현 상태를 유지할 것으로 전망된다.

관련 직업

회의기획자, 공연기획자, 파티플래너, 마케팅전문가, 홍보전문가

분류 코드

한국고용직업분류(KECO) : 0244

한국표준직업분류(KSCO) : 2735

관련 정보처

한국관광공사 (033)738-3000 kto.visitkorea.or.kr

한국MICE협회 (02)3476-8325 www.micekorea.or.kr

한국방송예술교육진흥원 (02)761-2776 www.kbatv.org

한국방송광고진흥공사 광고교육원 (02)2144-0149 edu.kobaco.co.kr

한국산업인력공단 1644-8000 www.hrdkorea.or.kr

한국전시주최자협회 (02)567-5311 www.keoa.org